Parmi les événements incontournables d’une entreprise au cours de sa vie, l’assemblée générale ordinaire (AGO) des associés et actionnaires est sans doute l’un des plus courants. Généralement, celle-ci se tient une fois par an pour veiller au bon fonctionnement de la société et permettre de voter ou de revenir sur des décisions importantes pour l’activité. Sur le même principe, on recense aussi l’assemblée générale extraordinaire (AGE), à la différence près que celle-ci ne se tient que dans un cadre exceptionnel.
Faisons un tour d’horizon des caractéristiques de l’assemblée générale et des raisons qui peuvent pousser à sa convocation au sein d’une entreprise.
Pourquoi convoquer une assemblée générale ordinaire (AGO) ?
L’assemblée générale ordinaire est généralement prévue de longue date, puisqu’il s’agit la plupart du temps d’y présenter les comptes annuels de l’entreprise. C’est aussi durant cette réunion que se prennent différentes décisions non urgentes. Traditionnellement, l’AGO a lieu une fois par an, de préférence dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. Elle compte parmi ses rangs l’ensemble des actionnaires et associés de la société, mais aussi les gérants non associés, ou encore le commissaire aux comptes.
Tout associé qui ne peut assister à une assemblée générale ordinaire est en mesure de se faire représenter par une personne de son choix.
La convocation de l’assemblée générale en elle-même doit se faire au moins 15 jours avant la date retenue, par lettre recommandée avec avis de réception auprès de tous les membres qui doivent être présents. Le document envoyé doit présenter un certain nombre d’informations, comme l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu de la réunion. Les pièces concernées par l’assemblée générale doivent aussi être jointes à la convocation, à l’image des comptes annuels, ou même du rapport de gestion.
Pourquoi convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) ?
Une assemblée générale extraordinaire a pour but, comme son nom l’indique, de traiter des affaires urgentes ou inattendues. Généralement, il s’agit de prendre une décision primordiale pour l’avenir de l’entreprise, et qui aura un impact immédiat sur tous les membres qui la composent ou sur ses caractéristiques. Ainsi, il peut s’agir par exemple :
- d’augmenter ou de réduire le capital social de la société ;
- de procéder au transfert du siège social de l’entreprise (dans le même département ou dans un autre) ;
- de procéder à la modification de l’objet social de la société ;
- de voter la modification des statuts ;
- de procéder à une fusion ou cession de l’entreprise ;
- de voter la dissolution ou la liquidation de la société.
Dans tous les cas, au même titre que l’assemblée générale ordinaire vue ci-dessus, l’assemblée générale extraordinaire réunit les associés et actionnaires de l’entreprise. En matière d’organisation, cette dernière peut se faire sur simple convocation, en recommandée avec avis de réception, à n’importe quel moment de l’exercice comptable, tant qu’un délai d’au moins 21 jours avant la date fixée est respecté.
À noter qu’en fonction du type de décision qui justifie la tenue d’une assemblée générale extraordinaire, ledit délai de 21 jours peut être réduit.
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